เชื่อว่าช่วงเวลาที่พนักงานเดินเข้ามาแจ้งลาออก อาจเป็นช่วงเวลาที่ HR หรือเจ้าของบริษัทรู้สึกใจหาย หรือวุ่นวายกับการหาคนใหม่มาแทน จนบางครั้งงานเอกสารสำคัญอาจจะหลุดโฟกัสไปได้
แต่รู้ไหมว่า 'การแจ้งออก' ไม่ใช่แค่เรื่องของกฎระเบียบหรือกันค่าปรับเท่านั้น แต่เป็นเรื่องของ 'การส่งต่อความดูแล' ครั้งสุดท้าย เพราะเอกสารชิ้นนี้ คือกุญแจสำคัญที่จะช่วยให้พนักงานของเราได้รับเงินชดเชยระหว่างว่างงานจากประกันสังคม วันนี้ HappyWork สรุปมาให้แบบเข้าใจง่าย จบในหน้าเดียว
ต้องแจ้งที่ไหน และเมื่อไหร่?
หลายคนมักสับสนระหว่าง 'กรมแรงงาน' กับ 'ประกันสังคม' ความจริงแล้วหน้าที่ของนายจ้างโดยตรงคือ เมื่อพนักงานลาออก นายจ้างมีหน้าที่ต้องแจ้งพ้นสภาพพนักงาน ต่อสำนักงานประกันสังคม ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป หลังจากที่มีการลาออก เพื่อให้พนักงานสามารถไปขึ้นทะเบียนว่างงานและรับเงินชดเชยได้ทันท่วงทีตัวอย่างเช่น พนักงานลาออกวันที่ 31 มกราคม นายจ้างต้องแจ้งออกภายในวันที่ 15 กุมภาพันธ์
กรณีพิเศษที่ต้องระวัง
- กรณีเลิกจ้าง หรือ ลาออกเอง ต้องระบุสาเหตุให้ตรงความจริงนะ เพราะมีผลต่อ 'เงินชดเชย' ที่พนักงานจะได้รับจากประกันสังคม
- กรณีลูกจ้างเสียชีวิต ต้องแจ้งภายใน 15 วันของเดือนถัดไปเช่นกัน
Checklist เอกสารส่งท้าย เพื่อการจากลาที่ราบรื่น
เพื่อให้งาน HR ไม่ตกหล่น ให้ยึดเอกสารที่ต้องเตรียมตาม Checklist นี้ได้เลย- แบบแจ้งการสิ้นสุดความเป็นผู้ประกันตน (สปส. 6-09) เอกสารหลักที่ต้องใช้ยื่นต่อสำนักงานประกันสังคม สามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์ SSO หรือกรอกข้อมูลผ่านระบบออนไลน์ (e-Service)
- ใบลาออก เอกสารลายลักษณ์อักษรเพื่อใช้เป็นหลักฐานสำคัญในการระบุวันสิ้นสุดการทำงาน
- หนังสือรับรองเงินเดือน เอกสารยืนยันอัตราเงินเดือนและประสบการณ์การทำงานของพนักงาน สำหรับใช้ในการสมัครงานใหม่
- เอกสารเกี่ยวกับการคืนทรัพย์สินของบริษัท แบบฟอร์มที่ยืนยันว่าพนักงานได้ส่งคืนอุปกรณ์และทรัพย์สินต่างๆ ของบริษัทครบถ้วนแล้ว เช่น คอมพิวเตอร์ คีย์การ์ด โทรศัพท์มือถือ เป็นต้น
- เอกสารเกี่ยวกับกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ สรุปยอดเงินสะสมและผลประโยชน์ เพื่อให้พนักงานใช้ในการตัดสินใจว่าจะคงไว้หรือนำเงินออก
- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ) เอกสารสำคัญสำหรับพนักงานเพื่อใช้ในการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาประจำปี
ถ้าอ่านมาถึงตรงนี้แล้วคุณเริ่มรู้สึกว่า 'โห... รายละเอียดเยอะจัง กลัวลืมจังเลย' ไม่ต้องกังวลไปนะ เพราะงานเอกสารเป็นเรื่องที่ใคร ๆ ก็ปวดหัวได้ สิ่งสำคัญคือการค่อย ๆ จัดระบบให้เข้าที่ เป็นกำลังใจให้ HR และเจ้าของธุรกิจทุกคนนะ!
